帳單系統 |
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● 帳單作業 |
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1. 開列帳單
在沒有課程架構的情況下，可以簡單使用「標籤名單加入收費項目」的方式，整批開列帳單。 設定收費項目 編輯收費名單 發佈和列印帳單 1. 註冊費
2. 保險費 1. 註冊費加入大中小組學生標籤
2. 保險費加入小組標籤中部分新生 （附圖） 1. 預覽帳單
2. 下載和列印 Q：如果有某幾位學生註冊費有減免，我該怎麼做？
A
如果只有少數幾位學生，可直接進入個人帳單中，在註冊費項目加入折扣；如果是整班的學生，可使用整批編輯折扣功能做減免。 Q：如果下個月我還要對同一批人開同樣的帳單，是否還要再跑一次流程？
A
不需要！只要學生還在那個標籤內，且收費項目有設定延續，只要選擇複製上個月的帳單就可以了。
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2. 收費管理>TOP 家長在拿到帳單之後，會透過多元金流服務（連結未設）繳款，例如便利商店、信用卡或匯款等。這些款項會在繳款後幾天自動入帳，並自動沖銷系統開列的帳單。 家長繳費 銷帳紀錄 帳戶交易紀錄查詢 1. 臨櫃繳款
2. 超商代收 3. 轉帳匯款 4. 信用卡繳款 1. 櫃台手動銷帳顯示登入人
2. 金流服務自動入帳顯示付款方式 （附圖） 1. 帳戶權限
2. 臨櫃－個人現金帳戶 3. 金流－銀行帳戶 Q：家長如果預先繳訂金保留，或在開單前就繳款，系統有辦法處理嗎？
A
使用系統預收功能，可開出單據給繳款人，並將帳款入到收款者零用金帳戶和學生個人帳戶餘額，等到開單之後，再用學生個人帳戶餘額沖帳。 Q：如果家長來繳費帶不夠錢，可以只繳部分嗎？那我該如何銷帳？
A
可以選擇要繳的幾項收費項目，銷帳的時候，可以分項銷帳。
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3. 帳務作業>TOP 發出帳單之後，家長遲遲沒有去繳費，是一個讓機構很頭痛的問題。系統可以利用發送簡訊或催繳單，來提醒家長有尚未繳交的款項。 未繳查詢 催繳單作業 催繳簡訊 1. 依條件篩選查詢
2. 下載清單 1. 編輯催繳單樣板
2. 催繳單列印下載 1. 發送催繳簡訊
另一項常遇到讓機構也很頭痛的問題，就是學生在繳費銷帳之後，又臨時請假或退回已經購買的教材，所造成的費用溢繳狀況。通常解決的方式有兩種，一種是挪至下次繳費抵扣，一種是直接退現金給家長。不管是抵扣或退現，都能透過系統處理，帳目金額清楚明確。 Q：櫃台人員要退費給家長，如果我這邊想要控管，是否做得到？
A
可以啟用系統「覆核」功能，各筆支出或收入款項都需高層覆核之後，才會入帳，強化權限層級的管理。 Q：我要如何知道有誰帳單未繳，並且如何處理呢？
A
可從未繳查詢處，輸入帳單日期和類型，就會列出學生姓名和其未繳帳單編號。若這張帳單已經超過在下一張帳單上，列出之前所有未繳的金額，讓家長一次繳清。
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4. 收費報表>TOP 家長繳款之後，每日或每月產生財務報表，上呈主管了解營運狀況，是非常重要的一環。從系統主要可以自動產生兩種報表，一種是帳單收費總表和明細表，一種是收支日報表。 帳單收費總表 班級收費明細表 收支日報表 1. 按月產生
2. 依班級統計應收和繳費金額 1. 按月產生
2. 列出各班每位學生應收和繳費狀況 1. 自訂查詢區間
2. 按統計項目和帳單類型列出收費統計 Q：學生繳費結束之後，我要如何防止別人再去更改收費項目呢？
A
直接執行「關帳」的動作，該月的帳單就不能再去修改。會計可以預設在每個月固定日期，讓系統自動執行關帳動作，以免忘記。 Q：收支日報表和帳單收費表有何差異？
A
主要差異有兩個，一是收支日報表可自由選擇查看的時間點，帳單收費表是按月份。再來，收支日報表的統計項目除了帳單收費之外，還包含雜費支出和收入。
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● 進階功能 |
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1. 補助款作業>TOP
幼兒園每學期都會收到政府給學生的一些補助款，例如：免學費計劃或弱勢補助等。因此系統特別設計「補助款作業流程」，讓園所整批快速處理補助款項抵扣或退費等問題。 設定補助類型 加入補助名單 補助款入帳 1. 補助款名稱
2. 不同補助金額 1. 選擇名單
2. 設定補助金額 1. 入至學生個人帳戶 2. 沖帳抵扣 3. 現金退費 Q：補助款入帳之後，我是否還可以任意刪除、修改或加入？
A
為了防止任意更動金額，補助款入帳後，就無法再加入名單或修改金額，也無法將款項刪除，只能抵扣或退費。 Q：補助款抵扣之後，我還需要另外寫備註讓家長知道嗎？
A
如果使用補助款抵扣，帳單上會顯示補助類型、金額和本次銷帳金額，不需要再另寫備註，家長也能一目了然。
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2. 專屬帳單>TOP 一間專業的教育機構，在帳單格式的呈現上，除了清楚的將帳務資訊傳遞給家長之外，也會加入自己特有的帳單文化，可能是一段生日祝福或是一張溫馨的圖片等。這類情感意象的傳遞，在人脈經營上，是非常重要的。並且，系統可依照教育機構的需求，呈現不同的帳務資訊，大致分成以下幾類。 專屬帳單 標準帳單 課程帳單 問卷帳單 1. 多元繳款資訊
2. 每月主題和生日祝福  尚未登入 1. 帳單收據二合一
2. 顯示課程明細和退費標準 尚未登入 1. 問卷收據二合一
2. 自訂繳費方式和贈品 尚未登入 Q：我想配合政府節能減碳運動，不要產生紙本帳單可以嗎？
A
可以！發布帳單時，選擇e-mail帳單，會自動帶入基本資料的mail，並可編輯郵件內容，省時又環保。
Q：家長不小心把帳單弄丟了，我可以補印給他嗎？
A
可以，發布列印的動作是可以重複的，不限次數。
Q：帳單印出之後，可以再修改繳費項目嗎？
A
帳單發布之後就會鎖住，必須要解鎖後才能修改繳費項目和截止日期等資訊。改單之後，建議重新列印給家長，避免金額無法入帳。 >TOP
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