學籍系統 |
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● 學籍管理 |
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1. 學生群組
以幼稚園為例，學生有大、中、小三個年齡層，混齡編入白雲、企鵝、長頸鹿三個班級。 彈性便利的標籤架構圖  Q：我能再新增一個「才藝班」的分類嗎？
A
可以！標籤和標籤類型都是能新增自訂，並且可編輯修改的。 Q：為什麼需要將學生做群組分類？
A
當我們需要特定群組（標籤）的名單或基本資料時，系統會自動去抓取比對，快速將所需資料產生出來。
例如，開列帳單時整批加入大組的學生名單、簡訊群組發送給企鵝班和白雲般的家長、製作小組的萬用表單等。 |
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2. 潛在生管理流程>TOP 潛在生的概念源自於潛在客戶，凡是尚未正式入學、擁有學籍的學生，不管是路過詢問或是預約試聽等，都屬於潛在生。 潛在生建檔 追蹤預約流程 繳費入班 1. 基本資料
2. 開發來源 3. 感興趣課程 1. 電訪／面訪
2. 預約試上 3. 分測 1. 繳清學費
2. 轉為在校生 3. 正式入班 Q：我可以利用潛在生群組做哪些後續的開發動作？
A
透過建立群組名單和產生統計圖表，機構可用簡訊或e-mail群組發送宣傳文案或關懷小語，也能分析圖表做為未來開發課程的方向，達到極大的經濟效益。 Q：當潛在生決定要來就讀，我是否還要重新建立他的學籍資料？
A
不需要，只要一鍵將其就學狀態改成在校生即可！且其在潛在生時所預約的課程紀錄都可一併留存下來。
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3. 就學資訊>TOP 已經入學的學生，我們除了建立管理個人基本資料之外，還能依不同學期就讀不同班級、離班或畢業離校等就學資訊，去做管理和統計。 Q：是不是一定要設定學期？有無學期有什麼差別？
A
不一定，通常幼兒園、中小學和補習安親班會有年度學期之分，而語言教育機構則沒有。相同班級在不同學期的名單都會有所改變，所以如果有設定學期，每學期的就學資訊都會是一個獨立的區塊。 Q：新學期學生升級或畢業離校，是否還要重新再一次建檔入班的流程？
A
不需要！只要一鍵進行「學期轉換作業」，就可輕鬆將學生升級至新班級或設為畢業。
Q：如果我有設定分學期，那帳單入帳會不會亂掉？
A
不會，因為系統是按照會計月分去切割入帳日期。
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● 行政作業 |
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1. 表單中心>TOP
表單製作是行政人員主要工作之一，例如點名表、通訊錄、貼紙標籤等。在預設好的格式之下，依照下列的流程操作，便可快速且彈性的產生各式表單。 篩選名單 設定欄位 輸出檔案列印 1. 標籤名單
2. 標籤聯集或交集 1. 選擇匯出項目
2. 項目欄位排序 1. Excel檔 2. PDF檔 萬用表單依照標籤群組篩選  Q：我可以利用表單中心來製作潛在學生的通訊錄嗎？
A
可以！只要有建立潛在學生的基本資料和標籤群組，系統就會搜尋這些資料去建立表單。 Q：如果我要的資料項目是預設沒有的，我可以自訂欄位嗎？
A
可以！只要在學生設定的自訂欄位新增欄位名稱，例如學生手機，然後輸入資料，這個項目就會在Step2中出現。
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2. 通訊平台>TOP
與家長間的聯繫是教育機構不可或缺的人脈資源基礎，除了電話之外，系統提供簡訊和e-mail的整合平台，讓家長能隨時掌握學生或機構的最新動向。 選擇發送對象 簡訊內容 查詢紀錄 1. 標籤名單
2. 預設聯絡人 3. 臨時號碼 1. 自行填寫
2. 罐頭簡訊 1. 立即發送
2. 預約發送（附圖） 3. 紀錄查詢 Q：如果我想發送大組排除企鵝班的簡訊，需要一個個拿掉嗎？人很多耶！
A
不用！只需在指定班級處點一下企鵝班，就會自動拿掉企鵝班的名單。
Q：我可以對潛在生特定群組發送簡訊嗎？
A
可以，只要把狀態下拉選擇潛在生，就會出現潛在生標籤的選單。
Q：如果有臨時想要發送一次的對象，一定要先將他建檔才能發送嗎？
A
不需要！只要把號碼輸入在臨時號碼的欄位，就可以發送簡訊給對方。
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