代訂系統 |
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代訂流程 訂餐對安親班而言，尤其是希望提供多樣餐點和良好服務的機構，是一項重要且須花費很多時間的工作。 訂取餐紀錄 結算收費 報表與明細 1. 訂購項目設定
2. 餐點登記 3. 取餐點名 1. 轉換為帳單收費
2. 儲值扣款 3. 每月帳單預收扣款 1. 每月班級訂餐總表
2. 訂餐扣款名單統計 Q：我只能使用代訂系統處理訂餐的問題嗎？
A
代訂系統的應用廣泛，只要是常規的訂購，例如：幼兒園的羊奶或優酪乳訂購、每日搭車以趟計費...等，都可以用此系統來處理。 Q：家長繳費當天，帳款就會入到機構帳戶嗎？
A
不會，代收因有超商與銀行結算的流程，需要一些工作時間。超商代收會在繳費後的第四個工作天入帳，ATM轉帳匯款只須一個工作天(工作天數依銀行合約為準)。 |
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訂購項目設定 在讓學生訂購之前，必須先將訂購項目在帳單中設定成一個收費項目，並特別連結到代訂系統。若一個訂購項目中，又分成好幾種選項，則要設定成不同的繳費方式，讓它可以在代訂系統被選擇。 Q：如果我的水餃1顆5元，想讓學生選擇要吃幾顆，要怎麼登記？
A
系統預設訂購數量是1，但可自行填入數量，所以可以直接設定水餃收費的金額是5元，再輸入每位學生要吃幾顆，系統會自動計算總金額。 Q：機構每日會從固定店家挑選一間訂購，系統可以輸入該店家的菜單嗎？
A
可以！我們可以設定收費項目就是店家的名稱，繳費方式就是該店家各項菜單和金額，便可在代訂系統選擇店家，並帶出相對應的菜單選項。 |
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代訂登記 每天登記學生個人訂購、統計向廠家下單到最後的物品發送，若要以紙筆表格登記，將會十分繁複且易錯，系統可有效處理和統計這些步驟。 Q：若一個月內學生訂購是規律固定的，是不是可以不要一筆一筆做？
A
可以！在系統內可設定這些固定的學生為延續名單，可直接複製到整個月，不須再每天去設定。 Q：除了學生訂購外，我也能從這個系統幫教職員訂購和做統計嗎？
A
可以的，若有購買人事系統建立教職員資訊，其名單會出現在代訂系統介面，可由此訂購和一起做統計。 |
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訂購和收費
每個月統計訂購的數量，最終目的就是要結算代訂費用，並列出清楚的明細給家長。因此，一般機構會使用的收費方式，大至上分成三種：每月轉換明細開單、儲值扣款和帳單預收扣款。這些基礎都是建立在正確的訂購名單，再連結至收費上。 |
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