代訂系統

代訂流程

 訂餐對安親班而言,尤其是希望提供多樣餐點和良好服務的機構,是一項重要且須花費很多時間的工作。
 代訂系統提供了一套標準作業流程,讓天天需要進行訂購和收費的事情簡單且精準化。從學生訂餐、點名發送到後端帳單收費,都能有清楚的紀錄報 表。流程架構說明如下:


訂取餐紀錄

結算收費

報表與明細


1. 訂購項目設定
2. 餐點登記
3. 取餐點名
1. 轉換為帳單收費
2. 儲值扣款
3. 每月帳單預收扣款
1. 每月班級訂餐總表
2. 訂餐扣款名單統計



Q:我只能使用代訂系統處理訂餐的問題嗎?

A
代訂系統的應用廣泛,只要是常規的訂購,例如:幼兒園的羊奶或優酪乳訂購、每日搭車以趟計費...等,都可以用此系統來處理。

Q:家長繳費當天,帳款就會入到機構帳戶嗎?

A
不會,代收因有超商與銀行結算的流程,需要一些工作時間。超商代收會在繳費後的第四個工作天入帳,ATM轉帳匯款只須一個工作天(工作天數依銀行合約為準)。

訂購項目設定

 在讓學生訂購之前,必須先將訂購項目在帳單中設定成一個收費項目,並特別連結到代訂系統。若一個訂購項目中,又分成好幾種選項,則要設定成不同的繳費方式,讓它可以在代訂系統被選擇。
 舉例來說,學生晚餐要訂正餐和飲料,正餐裡面可以選擇吃水餃、牛肉麵或雞腿飯,飲料可以選擇奶茶或紅茶。這樣我們就會設定正餐和飲料兩個收費項目,並用繳費方式設定不同食物的價格。最後這個"菜單"列表會出現在代訂系統,讓使用者可以依學生意願選取訂購項目。


Q:如果我的水餃1顆5元,想讓學生選擇要吃幾顆,要怎麼登記?

A
系統預設訂購數量是1,但可自行填入數量,所以可以直接設定水餃收費的金額是5元,再輸入每位學生要吃幾顆,系統會自動計算總金額。

Q:機構每日會從固定店家挑選一間訂購,系統可以輸入該店家的菜單嗎?

A
可以!我們可以設定收費項目就是店家的名稱,繳費方式就是該店家各項菜單和金額,便可在代訂系統選擇店家,並帶出相對應的菜單選項。

代訂登記

 每天登記學生個人訂購、統計向廠家下單到最後的物品發送,若要以紙筆表格登記,將會十分繁複且易錯,系統可有效處理和統計這些步驟。
 以訂餐為例,使用者可利用代訂系統介面,每日依學生意願選擇餐點,也可提前設定下個月點餐。選擇全校代訂項目和數量後,系統會自動統計各選項的 數量和總金額,並產生每日訂購名單。使用者可依此數量向廠家下訂,等餐點送來後,可依照班級或餐點類型篩選名單,讓發送作業更準確。
 除了可每日產生訂購名單外,還可依行事曆統計整月的訂購,讓使用者能更準確掌握。


Q:若一個月內學生訂購是規律固定的,是不是可以不要一筆一筆做?

A
可以!在系統內可設定這些固定的學生為延續名單,可直接複製到整個月,不須再每天去設定。

Q:除了學生訂購外,我也能從這個系統幫教職員訂購和做統計嗎?

A
可以的,若有購買人事系統建立教職員資訊,其名單會出現在代訂系統介面,可由此訂購和一起做統計。

訂購和收費

 每個月統計訂購的數量,最終目的就是要結算代訂費用,並列出清楚的明細給家長。因此,一般機構會使用的收費方式,大至上分成三種:每月轉換明細開單、儲值扣款和帳單預收扣款。這些基礎都是建立在正確的訂購名單,再連結至收費上。
 舉例來說,機構若要在該月帳單收款上個月的訂餐總額和明細,就可使用每月轉換明細開單;機構若是仿是悠遊卡模式,希望家長先預放一筆款項,每月扣款,則可使用儲值扣款,儲值的金額會入到學生個人帳戶並自動扣款;若是想要每個月開單的時候就先預收金額,再依當月訂購扣款,就可使用帳單預收扣款。


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